Trong lĩnh vực kinh doanh, pháp nhân luôn là chủ thể nhận được nhiều sự quan tâm bởi vai trò của mình. Nhắc đến pháp nhân, một trong những yếu tố có tính pháp lý quan trọng, là dấu hiệu nhận biết của một doanh nghiệp bất kỳ đó chính là con dấu pháp nhân.
Pháp nhân là gì?
Pháp nhân là một tổ chức có tư cách pháp lý độc lập, có thể tham gia vào các hoạt động kinh tế, xã hội theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hoạt động của mình. Tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện quy định tại Điều 74 Bộ luật dân sự năm 2015, cụ thể:
– Được thành lập theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015 và các luật khác có liên quan;
– Tổ chức phải có cơ cấu theo quy định tại Điều 83 của Bộ luật dân sự năm 2015;
– Tổ chức có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;
– Nhân danh chính mình để tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.
Con dấu pháp nhân là gì?
Con dấu pháp nhân là con dấu của cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp hoặc tổ chức, hình tròn, được đóng bằng mực màu đỏ và được phát hành theo quy định của pháp luật.
Con dấu pháp nhân là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Con dấu được cấp cho doanh nghiệp sau khi doanh nghiệp đó đã hoàn tất thủ tục thành lập công ty. Nếu như doanh nghiệp có thực hiện việc thay đổi con dấu thì con dấu sẽ được cấp sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Về hình thức
Con dấu có thể được khắc chìm hoặc nổi tùy theo nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp; thể hiện tính pháp lý, tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu. Khi đóng con dấu lên văn bản đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã xác lập giá trị pháp lý đối với văn bản đó.
Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp, cụ thể:
– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Dấu dưới hình thức chữ ký số là một trong những điểm mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020 so với Luật Doanh nghiệp 2014. Chữ ký số được hiểu là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp. Về mục đích sử dụng, chữ ký số có chức năng tương tự như chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp, dùng để ký kết, định danh trên các văn bản và tài liệu số, đảm bảo tính bảo mật, an toàn cho các giao dịch điện tử.
– Về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp đều do doanh nghiệp tự quyết định.
– Việc quản lý và thực hiện lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Dấu pháp nhân chỉ bao gồm
Dấu tròn do doanh nghiệp phát hành, thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của doanh nghiệp. Con dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an; doanh nghiệp chỉ được sử dụng khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
Lưu ý: dấu vuông không phải là dấu pháp nhân, gồm các loại dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty. Sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan nhà nước.
Điều kiện để khắc dấu pháp nhân
Khi đáp ứng được các điều kiện quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015 thì một tổ chức mới có thể là pháp nhân. Khi trở thành pháp nhân thì mới có thể đăng ký con dấu pháp nhân được.
Tổ chức/cá nhân sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền về dấu theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Con dấu pháp nhân chỉ được coi là hợp pháp khi được đăng ký mẫu con dấu.
Hồ sơ, thủ tục khắc dấu pháp nhân của doanh nghiệp
Bước 1: Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp tự đi khắc con dấu tại cơ quan khắc dấu. Hồ sơ khắc dấu pháp nhân bao gồm:
– Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của công ty đã được cấp;
– Căn cước công dấn của người đại diện theo pháp luật; Mẫu dấu (Đối với trường hợp khắc thêm con dấu);
– Nội dung con dấu cần khắc (Đối với trường hợp khắc dấu lần đầu).
Bước 2: Đăng bố cáo để đăng vận chuyển công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thông tin dòng con dấu có cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ gồm có:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
– Thông báo về việc dùng dòng dấu của doanh nghiệp;
– Biên bản về việc Thông báo về việc tiêu dùng dòng dấu của công ty.
– Quyết định về việc Thông báo về việc tiêu dùng chiếc dấu của doanh nghiệp.