Tùy vào nhu cầu của từng chủ thể trong hoạt động kinh doanh, thay đổi địa chỉ công ty đã trở thành một thủ tục pháp lý đặc biệt quan trọng. Đây là quá trình giúp các doanh nghiệp thay đổi địa chỉ khi có những điều kiện mới, có thể ở vị trí tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của mình.
Địa chỉ công ty là gì?
Trong Luật Doanh nghiệp 2020, các nhà lập pháp không dùng khái niệm địa chỉ công ty, thay vào đó bạn có thể hiểu địa chỉ công ty cũng chính là trụ sở chính của công ty. Căn cứ theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của công ty là trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và địa chỉ này được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Theo đó, có thể hiểu địa chỉ công ty là địa chỉ nằm trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới của đơn vị hành chính, dùng để liên lạc và có thể có số điện thoại, số fax hoặc gmail.
Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Đối với địa chỉ mới trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh
Đây là trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh. Trong trường hợp này, Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền nơi công ty đặt trụ sở chính gồm có:
– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty với nội dung gồm:
+ Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
+ Địa chỉ trụ sở chính sẽ chuyển đến;
+ Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
– Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH, Công ty Hợp danh, Công ty Cổ phần về việc thay đổi trụ sở.
– Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
Khi nhận Thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp với nội dung đã thay đổi
Đối với địa chỉ mới khác quận/huyện/thành phố nhưng trong cùng tỉnh, thành phố
Đây là trường hợp công ty thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận/huyện/thành phố trong cùng một tỉnh, thành phố. Công ty thực hiện nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, sau đó doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ chuyển thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ tới cơ quan quản lý thuế mới. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao giống với trường hợp trên.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, công ty sẽ tiến hành thủ tục chốt hồ sơ thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ rồi nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới:
Đối với địa chỉ mới khác tỉnh, thành phố
Đây là trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, thành phố so với địa chỉ cũ Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chi công ty khác tỉnh, thành phố được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1. Thực hiện thủ tục chuyển thuế, chốt thuế và quyết toán thuế tại cơ quan quản lý thuế tại tỉnh/thành phố của địa chỉ cũ về việc thay đổi địa chỉ trụ sở
Bước 2. Tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi dự tính chuyển tới
Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty với nội dung gồm:
+ Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
+ Địa chỉ trụ sở chính sẽ chuyển đến;
+ Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
– Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH, Công ty Hợp danh, Công ty Cổ phần về việc thay đổi trụ sở.
– Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
– Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
– Thông báo của Chi cục thuế cũ về việc chuyển địa chỉ công ty.
Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố mới
Thời gian thực hiện thủ tục và giải quyết hồ sơ:
– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm làm hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.
– Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ từ chối và phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).